ระเบียบการบริหารเอกสารจดหมายเหตุ

ระเบียบรัฐสภาว่าด้วยการบริหารเอกสารจดหมายเหตุรัฐสภา พ.ศ. 2543

โดยที่เป็นการสมควรให้มีระเบียบรัฐสภาว่าด้วยการบริหารเอกสารจดหมายเหตุรัฐสภา เพื่อให้การเก็บรักษา การจัดการ และบริการเอกสาร อันมีลักษณะเป็นจดหมายเหตุของรัฐสภาเป็นไปอย่างมีระบบและเหมาะสม ประธานรัฐสภาจึงวางระเบียบไว้ดังต่อไปนี้

ข้อ  1  ระเบียบนี้เรียกว่า “ระเบียบรัฐสภาว่าด้วยการบริหารเอกสารจดหมายเหตุรัฐสภา พ.ศ. 2543”

ข้อ  2  ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันถัดจากวันประกาศเป็นต้นไป

ข้อ  3  ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับกับสำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎรและสำนักงานเลขาธิการวุฒิสภา และให้รวมถึงคณะกรรมการที่ตั้งโดยคำสั่งรัฐสภา คำสั่งสภาผู้แทนราษฎร หรือคำสั่งวุฒิสภา แล้วแต่กรณีด้วย

ข้อ  4  ในกรณีที่กฎหมาย หรือระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ กำหนดวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับงานจดหมายเหตุไว้เป็นอย่างอื่น ให้ถือปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการนั้น

ข้อ  5  ในระเบียบนี้
“คณะกรรมการ” หมายถึง คณะกรรมการเอกสารจดหมายเหตุรัฐสภา
“เอกสาร” หมายถึง กระดาษหรือวัตถุอื่นใดซึ่งได้ทำให้ปรากฏความหมายหรือสามารถทำให้ปรากฏความหมายด้วยอักษร ตัวเลข ผังหรือแผนแบบอย่างอื่น จะเป็นโดยวิธี เขียน พิมพ์ บันทึกภาพ หรือวิธีอื่น อันเป็นหลักฐานแห่งความหมายนั้น และให้รวมถึงเอกสาร สำเนาเอกสาร ซึ่งเจ้าหน้าที่ได้ทำขึ้นหรือรับไว้ในหน้าที่
“เอกสารจดหมายเหตุ” หมายถึง เอกสารที่สิ้นกระแสการปฏิบัติงานแล้ว ที่หน่วยงานตามข้อ 3 จัดทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานการปฏิบัติงานโดยผ่านการวิเคราะห์และประเมินคุณค่าแล้วว่าเป็นเอกสารสำคัญทางประวัติศาสตร์

ข้อ  6  ให้เลขาธิการสภาผู้แทนราษฎรรักษาการตามระเบียบนี้


หมวด  1
คณะกรรมการเอกสารจดหมายเหตุรัฐสภา

ข้อ  7  ให้มีคณะกรรมการเอกสารจดหมายเหตุรัฐสภาคณะหนึ่ง ประกอบด้วยประธานกรรมการคนหนึ่ง และกรรมการอื่นอีกจำนวนไม่เกินสิบคน

ให้ประธานรัฐสภาแต่งตั้งคณะกรรมการตามวรรคหนึ่ง ดังนี้
(1)    เลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร เป็นประธานกรรมการ
(2)    เลขาธิการวุฒิสภา หรือรองเลขาธิการวุฒิสภาที่เลขาธิการวุฒิสภามอบหมาย และรองเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎรที่กำกับดูแลหอสมุดรัฐสภา เป็นรองประธานกรรมการ
(3)    ผู้ทรงคุณวุฒิซึ่งมิได้เป็นข้าราชการรัฐสภาสามัญจำนวนสองคน เป็นกรรมการ
(4)    ข้าราชการรัฐสภาสามัญจำนวนไม่เกินห้าคน เป็นกรรมการ
(5)    ผู้อำนวยการส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ หอสมุดรัฐสภา เป็นกรรมการ และเลขานุการ

กรรมการตาม (3) และ (4) มีวาระการดำรงตำแหน่งคราวละสี่ปีนับแต่วันแต่งตั้ง ในกรณีที่มีการแต่งตั้งกรรมการแทนตำแหน่งที่ว่างลงก่อนครบวาระ ให้กรรมการผู้เข้ามาแทนนั้น อยู่ในตำแหน่งได้เท่าวาระที่เหลืออยู่ของผู้ที่ตนแทน

ข้อ  8  การประชุมของคณะกรรมการ ต้องมีกรรมการมาประชุมไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่ง ของจำนวนกรรมการทั้งหมดเท่าที่มีอยู่จึงจะเป็นองค์ประชุม

ถ้าประธานกรรมการไม่มาประชุมหรือไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ได้ ให้รองประธานกรรมการคนหนึ่งเป็นประธานในที่ประชุม หากรองประธานกรรมการไม่มาประชุมหรือไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ได้ ให้กรรมการที่มาประชุมเลือกกรรมการคนหนึ่งเป็นประธานในที่ประชุม

มติของที่ประชุมให้ถือเสียงข้างมากเป็นประมาณ กรรมการคนหนึ่งให้มีเสียงหนึ่งในการออกเสียงลงคะแนน ถ้าคะแนนเสียงเท่ากันให้ประธานในที่ประชุมออกเสียงเพิ่มขึ้นอีกเสียงหนึ่งเป็นเสียงชี้ขาด

ข้อ  9  คณะกรรมการมีอำนาจหน้าที่ ดังนี้
(1)    กำหนดหลักเกณฑ์ วิธีการ หรือแนวทางเกี่ยวกับการบริหารเอกสาร และเอกสารจดหมายเหตุรัฐสภา
(2)    ให้ความเห็นชอบตารางกำหนดอายุเอกสาร
(3)    แต่งตั้งคณะอนุกรรมการหรือคณะทำงานเพื่อดำเนินการตามระเบียบนี้
(4)    พิจารณาวินิจฉัยชี้ขาดเกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบนี้
(5)    เสนอความเห็นต่อประธานรัฐสภาในการดำเนินการตามระเบียบนี้
(6)    ปฏิบัติหน้าที่อื่นตามที่ประธานรัฐสภามอบหมาย


หมวด  2
การส่งมอบและรับมอบเอกสาร

ข้อ  10  ให้หน่วยงานที่มีฐานะเป็นกองหรือเทียบเท่ากองของสำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎรและสำนักงานเลขาธิการวุฒิสภา จัดทำบัญชีรายการเอกสารที่สิ้นกระแสการปฏิบัติงานตามตารางกำหนดอายุเอกสาร และให้ส่งมอบบัญชีรายการเอกสารและเอกสารนั้น ต่อส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุภายในหกสิบวันนับจากวันที่เอกสารนั้นสิ้นกระแสการปฏิบัติงาน

ความในวรรคหนึ่ง ให้ใช้บังคับกับหน่วยงานของสำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎรและสำนักงานเลขาธิการวุฒิสภาที่มิได้มีฐานะเป็นกองหรือเทียบเท่ากองและมิได้สังกัดอยู่ในหน่วยงานที่มีฐานะเป็นกองหรือเทียบเท่ากองด้วย

ข้อ  11  ให้เลขานุการของคณะกรรมการที่ตั้งขึ้นโดยคำสั่งรัฐสภา คำสั่งสภาผู้แทนราษฎร หรือคำสั่งวุฒิสภา ตามข้อ 3 แล้วแต่กรณี จัดส่งเอกสารที่สิ้นกระแสการปฏิบัติงานแล้ว ต่อส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุภายในหกสิบวัน นับจากวันที่คณะกรรมการปฏิบัติงานเสร็จสิ้น ทั้งนี้ ให้นำความในข้อ 10 มาใช้โดยอนุโลม

ข้อ  12  การส่งมอบเอกสารตามบัญชีรายการเอกสาร ให้ผู้บังคับบัญชาหน่วยงานตามข้อ 10 หรือประธานของคณะกรรมการตามข้อ 3 เป็นผู้ลงลายมือชื่อในเอกสารการส่งไว้ เป็นหลักฐานก่อนส่งมอบให้ไว้แก่ส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ การส่งมอบเอกสารตามวรรคหนึ่งสมบูรณ์ เมื่อผู้อำนวยการส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุได้ตอบรับเป็นหนังสือให้ไว้แก่ผู้ส่งมอบ


หมวด  3 
การวิเคราะห์และประเมินคุณค่า

ข้อ  13  ให้ส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ วิเคราะห์และประเมินคุณค่าเอกสารที่รับมอบตามข้อ 12 โดยพลัน

ข้อ  14  เอกสารใดที่วิเคราะห์และประเมินคุณค่าแล้วว่าเป็นเอกสารจดหมายเหตุ ให้ส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุดำเนินการต่อไปตามความในหมวด 4 และหมวด 5

ข้อ  15  เอกสารใดที่วิเคราะห์และประเมินคุณค่าแล้วว่ามิได้เป็นเอกสารจดหมายเหตุ ให้ส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุจัดทำบัญชีรายการเอกสารนั้นแล้วแจ้งไปยังหน่วยงานผู้ส่งมอบเอกสาร หากหน่วยงานผู้ส่งมอบเอกสารมิได้โต้แย้งหรือแสดงเหตุผลสนับสนุนว่าเอกสารนั้นเป็นเอกสารจดหมายเหตุภายในเวลาที่กำหนด ให้ถือว่าเอกสารนั้นมิได้เป็นเอกสารจดหมายเหตุ ในกรณีเช่นนี้ ให้ส่งเอกสารดังกล่าวคืนแก่หน่วยงานผู้ส่งมอบเอกสาร เพื่อดำเนินการต่อไปตามระเบียบปฏิบัติราชการ

ในกรณีที่หน่วยงานผู้ส่งมอบเอกสารโต้แย้งหรือแสดงเหตุผลสนับสนุนว่าเอกสารนั้นเป็นเอกสารจดหมายเหตุ ให้ผู้อำนวยการส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุเสนอข้อโต้แย้งและเหตุผลสนับสนุนนั้นพร้อมบัญชีรายการเอกสารต่อคณะกรรมการเพื่อพิจารณาวินิจฉัย

คำวินิจฉัยของคณะกรรมการถือเป็นที่สุด


หมวด  4  
การเก็บรักษา

ข้อ  16  เอกสารที่ผ่านการวิเคราะห์และประเมินคุณค่าแล้วว่าเป็นเอกสารจดหมายเหตุ ให้ส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุดำเนินการตามกระบวนการทำงานด้านจดหมายเหตุ รวมทั้งจัดทำคู่มือช่วยค้นเพื่อประโยชน์ในการเก็บรักษาและให้บริการ

ข้อ  17  ให้มีสถานที่จัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุที่ได้มาตรฐานงานจดหมายเหตุ การจัดเก็บเอกสารให้คำนึงถึงการสงวนรักษาเป็นสำคัญและให้จัดเก็บในลักษณะที่พร้อมดำเนินการได้ตามกระบวนการทำงานด้านจดหมายเหตุ


หมวด  5
การให้บริการ

ข้อ  18  ให้ส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุมีหน้าที่รับผิดชอบการให้บริการเอกสารจดหมายเหตุ

การให้บริการเอกสารจดหมายเหตุให้เป็นไปตามที่คณะกรรมการกำหนด

ข้อ  19  ผู้มีสิทธิใช้บริการเอกสารจดหมายเหตุ
(1)    สมาชิกสภาผู้แทนราษฎรและสมาชิกวุฒิสภา
(2)    ข้าราชการรัฐสภาสามัญ
(3)    ลูกจ้างประจำของสำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎรและสำนักงานเลขาธิการวุฒิสภา
(4)    บุคคลในวงงานรัฐสภาที่ได้รับแต่งตั้งโดยอาศัยประกาศหรือคำสั่งรัฐสภา สภาผู้แทนราษฎร วุฒิสภา สำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร หรือสำนักงานเลขาธิการวุฒิสภา แล้วแต่กรณี
(5)    บุคคลที่ได้รับอนุญาตจากผู้อำนวยการหอสมุดรัฐสภา

ข้อ  20 การให้บริการสำเนาเอกสารจดหมายเหตุต้องได้รับอนุญาตจากผู้อำนวยการหอสมุดรัฐสภา โดยเสียค่าธรรมเนียมตาที่คณะกรรมการกำหนด


ประกาศ ณ วันที่  8  สิงหาคม  พ.ศ. 2543

(นายพิชัย  รัตตกุล)

ประธานรัฐสภา