ระเบียบรัฐสภาว่าด้วยการบริหารเอกสารจดหมายเหตุรัฐสภา พ.ศ. 2543
โดยที่เป็นการสมควรให้มีระเบียบรัฐสภาว่าด้วยการบริหารเอกสารจดหมายเหตุรัฐสภา เพื่อให้การเก็บรักษา การจัดการ และบริการเอกสาร อันมีลักษณะเป็นจดหมายเหตุของรัฐสภาเป็นไปอย่างมีระบบและเหมาะสม ประธานรัฐสภาจึงวางระเบียบไว้ดังต่อไปนี้
ข้อ 1 ระเบียบนี้เรียกว่า “ระเบียบรัฐสภาว่าด้วยการบริหารเอกสารจดหมายเหตุรัฐสภา พ.ศ. 2543”
ข้อ 2 ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันถัดจากวันประกาศเป็นต้นไป
ข้อ 3 ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับกับสำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎรและสำนักงานเลขาธิการวุฒิสภา และให้รวมถึงคณะกรรมการที่ตั้งโดยคำสั่งรัฐสภา คำสั่งสภาผู้แทนราษฎร หรือคำสั่งวุฒิสภา แล้วแต่กรณีด้วย
ข้อ 4 ในกรณีที่กฎหมาย หรือระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ กำหนดวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับงานจดหมายเหตุไว้เป็นอย่างอื่น ให้ถือปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการนั้น
ข้อ 5 ในระเบียบนี้
“คณะกรรมการ” หมายถึง คณะกรรมการเอกสารจดหมายเหตุรัฐสภา
“เอกสาร” หมายถึง กระดาษหรือวัตถุอื่นใดซึ่งได้ทำให้ปรากฏความหมายหรือสามารถทำให้ปรากฏความหมายด้วยอักษร ตัวเลข ผังหรือแผนแบบอย่างอื่น จะเป็นโดยวิธี เขียน พิมพ์ บันทึกภาพ หรือวิธีอื่น อันเป็นหลักฐานแห่งความหมายนั้น และให้รวมถึงเอกสาร สำเนาเอกสาร ซึ่งเจ้าหน้าที่ได้ทำขึ้นหรือรับไว้ในหน้าที่
“เอกสารจดหมายเหตุ” หมายถึง เอกสารที่สิ้นกระแสการปฏิบัติงานแล้ว ที่หน่วยงานตามข้อ 3 จัดทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานการปฏิบัติงานโดยผ่านการวิเคราะห์และประเมินคุณค่าแล้วว่าเป็นเอกสารสำคัญทางประวัติศาสตร์
ข้อ 6 ให้เลขาธิการสภาผู้แทนราษฎรรักษาการตามระเบียบนี้
หมวด 1
คณะกรรมการเอกสารจดหมายเหตุรัฐสภา
ข้อ 7 ให้มีคณะกรรมการเอกสารจดหมายเหตุรัฐสภาคณะหนึ่ง ประกอบด้วยประธานกรรมการคนหนึ่ง และกรรมการอื่นอีกจำนวนไม่เกินสิบคน
ให้ประธานรัฐสภาแต่งตั้งคณะกรรมการตามวรรคหนึ่ง ดังนี้
(1) เลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร เป็นประธานกรรมการ
(2) เลขาธิการวุฒิสภา หรือรองเลขาธิการวุฒิสภาที่เลขาธิการวุฒิสภามอบหมาย และรองเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎรที่กำกับดูแลหอสมุดรัฐสภา เป็นรองประธานกรรมการ
(3) ผู้ทรงคุณวุฒิซึ่งมิได้เป็นข้าราชการรัฐสภาสามัญจำนวนสองคน เป็นกรรมการ
(4) ข้าราชการรัฐสภาสามัญจำนวนไม่เกินห้าคน เป็นกรรมการ
(5) ผู้อำนวยการส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ หอสมุดรัฐสภา เป็นกรรมการ และเลขานุการ
กรรมการตาม (3) และ (4) มีวาระการดำรงตำแหน่งคราวละสี่ปีนับแต่วันแต่งตั้ง ในกรณีที่มีการแต่งตั้งกรรมการแทนตำแหน่งที่ว่างลงก่อนครบวาระ ให้กรรมการผู้เข้ามาแทนนั้น อยู่ในตำแหน่งได้เท่าวาระที่เหลืออยู่ของผู้ที่ตนแทน
ข้อ 8 การประชุมของคณะกรรมการ ต้องมีกรรมการมาประชุมไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่ง ของจำนวนกรรมการทั้งหมดเท่าที่มีอยู่จึงจะเป็นองค์ประชุม
ถ้าประธานกรรมการไม่มาประชุมหรือไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ได้ ให้รองประธานกรรมการคนหนึ่งเป็นประธานในที่ประชุม หากรองประธานกรรมการไม่มาประชุมหรือไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ได้ ให้กรรมการที่มาประชุมเลือกกรรมการคนหนึ่งเป็นประธานในที่ประชุม
มติของที่ประชุมให้ถือเสียงข้างมากเป็นประมาณ กรรมการคนหนึ่งให้มีเสียงหนึ่งในการออกเสียงลงคะแนน ถ้าคะแนนเสียงเท่ากันให้ประธานในที่ประชุมออกเสียงเพิ่มขึ้นอีกเสียงหนึ่งเป็นเสียงชี้ขาด
ข้อ 9 คณะกรรมการมีอำนาจหน้าที่ ดังนี้
(1) กำหนดหลักเกณฑ์ วิธีการ หรือแนวทางเกี่ยวกับการบริหารเอกสาร และเอกสารจดหมายเหตุรัฐสภา
(2) ให้ความเห็นชอบตารางกำหนดอายุเอกสาร
(3) แต่งตั้งคณะอนุกรรมการหรือคณะทำงานเพื่อดำเนินการตามระเบียบนี้
(4) พิจารณาวินิจฉัยชี้ขาดเกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบนี้
(5) เสนอความเห็นต่อประธานรัฐสภาในการดำเนินการตามระเบียบนี้
(6) ปฏิบัติหน้าที่อื่นตามที่ประธานรัฐสภามอบหมาย
หมวด 2
การส่งมอบและรับมอบเอกสาร
ข้อ 10 ให้หน่วยงานที่มีฐานะเป็นกองหรือเทียบเท่ากองของสำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎรและสำนักงานเลขาธิการวุฒิสภา จัดทำบัญชีรายการเอกสารที่สิ้นกระแสการปฏิบัติงานตามตารางกำหนดอายุเอกสาร และให้ส่งมอบบัญชีรายการเอกสารและเอกสารนั้น ต่อส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุภายในหกสิบวันนับจากวันที่เอกสารนั้นสิ้นกระแสการปฏิบัติงาน
ความในวรรคหนึ่ง ให้ใช้บังคับกับหน่วยงานของสำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎรและสำนักงานเลขาธิการวุฒิสภาที่มิได้มีฐานะเป็นกองหรือเทียบเท่ากองและมิได้สังกัดอยู่ในหน่วยงานที่มีฐานะเป็นกองหรือเทียบเท่ากองด้วย
ข้อ 11 ให้เลขานุการของคณะกรรมการที่ตั้งขึ้นโดยคำสั่งรัฐสภา คำสั่งสภาผู้แทนราษฎร หรือคำสั่งวุฒิสภา ตามข้อ 3 แล้วแต่กรณี จัดส่งเอกสารที่สิ้นกระแสการปฏิบัติงานแล้ว ต่อส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุภายในหกสิบวัน นับจากวันที่คณะกรรมการปฏิบัติงานเสร็จสิ้น ทั้งนี้ ให้นำความในข้อ 10 มาใช้โดยอนุโลม
ข้อ 12 การส่งมอบเอกสารตามบัญชีรายการเอกสาร ให้ผู้บังคับบัญชาหน่วยงานตามข้อ 10 หรือประธานของคณะกรรมการตามข้อ 3 เป็นผู้ลงลายมือชื่อในเอกสารการส่งไว้ เป็นหลักฐานก่อนส่งมอบให้ไว้แก่ส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ การส่งมอบเอกสารตามวรรคหนึ่งสมบูรณ์ เมื่อผู้อำนวยการส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุได้ตอบรับเป็นหนังสือให้ไว้แก่ผู้ส่งมอบ
หมวด 3
การวิเคราะห์และประเมินคุณค่า
ข้อ 13 ให้ส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ วิเคราะห์และประเมินคุณค่าเอกสารที่รับมอบตามข้อ 12 โดยพลัน
ข้อ 14 เอกสารใดที่วิเคราะห์และประเมินคุณค่าแล้วว่าเป็นเอกสารจดหมายเหตุ ให้ส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุดำเนินการต่อไปตามความในหมวด 4 และหมวด 5
ข้อ 15 เอกสารใดที่วิเคราะห์และประเมินคุณค่าแล้วว่ามิได้เป็นเอกสารจดหมายเหตุ ให้ส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุจัดทำบัญชีรายการเอกสารนั้นแล้วแจ้งไปยังหน่วยงานผู้ส่งมอบเอกสาร หากหน่วยงานผู้ส่งมอบเอกสารมิได้โต้แย้งหรือแสดงเหตุผลสนับสนุนว่าเอกสารนั้นเป็นเอกสารจดหมายเหตุภายในเวลาที่กำหนด ให้ถือว่าเอกสารนั้นมิได้เป็นเอกสารจดหมายเหตุ ในกรณีเช่นนี้ ให้ส่งเอกสารดังกล่าวคืนแก่หน่วยงานผู้ส่งมอบเอกสาร เพื่อดำเนินการต่อไปตามระเบียบปฏิบัติราชการ
ในกรณีที่หน่วยงานผู้ส่งมอบเอกสารโต้แย้งหรือแสดงเหตุผลสนับสนุนว่าเอกสารนั้นเป็นเอกสารจดหมายเหตุ ให้ผู้อำนวยการส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุเสนอข้อโต้แย้งและเหตุผลสนับสนุนนั้นพร้อมบัญชีรายการเอกสารต่อคณะกรรมการเพื่อพิจารณาวินิจฉัย
คำวินิจฉัยของคณะกรรมการถือเป็นที่สุด
หมวด 4
การเก็บรักษา
ข้อ 16 เอกสารที่ผ่านการวิเคราะห์และประเมินคุณค่าแล้วว่าเป็นเอกสารจดหมายเหตุ ให้ส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุดำเนินการตามกระบวนการทำงานด้านจดหมายเหตุ รวมทั้งจัดทำคู่มือช่วยค้นเพื่อประโยชน์ในการเก็บรักษาและให้บริการ
ข้อ 17 ให้มีสถานที่จัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุที่ได้มาตรฐานงานจดหมายเหตุ การจัดเก็บเอกสารให้คำนึงถึงการสงวนรักษาเป็นสำคัญและให้จัดเก็บในลักษณะที่พร้อมดำเนินการได้ตามกระบวนการทำงานด้านจดหมายเหตุ
หมวด 5
การให้บริการ
ข้อ 18 ให้ส่วนพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุมีหน้าที่รับผิดชอบการให้บริการเอกสารจดหมายเหตุ
การให้บริการเอกสารจดหมายเหตุให้เป็นไปตามที่คณะกรรมการกำหนด
ข้อ 19 ผู้มีสิทธิใช้บริการเอกสารจดหมายเหตุ
(1) สมาชิกสภาผู้แทนราษฎรและสมาชิกวุฒิสภา
(2) ข้าราชการรัฐสภาสามัญ
(3) ลูกจ้างประจำของสำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎรและสำนักงานเลขาธิการวุฒิสภา
(4) บุคคลในวงงานรัฐสภาที่ได้รับแต่งตั้งโดยอาศัยประกาศหรือคำสั่งรัฐสภา สภาผู้แทนราษฎร วุฒิสภา สำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร หรือสำนักงานเลขาธิการวุฒิสภา แล้วแต่กรณี
(5) บุคคลที่ได้รับอนุญาตจากผู้อำนวยการหอสมุดรัฐสภา
ข้อ 20 การให้บริการสำเนาเอกสารจดหมายเหตุต้องได้รับอนุญาตจากผู้อำนวยการหอสมุดรัฐสภา โดยเสียค่าธรรมเนียมตาที่คณะกรรมการกำหนด
ประกาศ ณ วันที่ 8 สิงหาคม พ.ศ. 2543
(นายพิชัย รัตตกุล)
ประธานรัฐสภา