เอกสารจดหมายเหตุในยุคดิจิทัล

Script Writer
ธนียา วงค์สีทา, วิทยากรปฏิบัติการ กลุ่มงานพิพิธภัณฑ์และจดหมายเหตุ สำนักวิชาการ
Broadcast Date
2022-09
Publication type
Publisher
สำนักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร. สำนักวิชาการ
สถานีวิทยุกระจายเสียงและวิทยุโทรทัศน์รัฐสภา

 

ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทในชีวิตประจำวันของมนุษย์ การทำงานของ  ทุกสาขาวิชาชีพสามารถทำได้ทุกที่ ทุกเวลา แบบไร้พรมแดนและไม่มีขีดจำกัด ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานใหม่ หน่วยงานต่าง ๆ ทุกภาคส่วนต่างนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ในทุกมิติ ซึ่งหน่วยงานจดหมายเหตุก็เช่นกัน เทคโนโลยีที่ก้าวเข้ามามีส่วนสำคัญในการขับเคลื่อนบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุ คือ เทคโนโลยีดิจิทัล โดยพระราชบัญญัติการพัฒนาดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม พ.ศ. 2560 ได้ให้ความหมายของ “ดิจิทัล” ว่า เทคโนโลยีที่ใช้วิธีการนำสัญลักษณ์ศูนย์และหนึ่งหรือสัญลักษณ์อื่นมาแทนค่าสิ่งทั้งปวง เพื่อใช้สร้างหรือก่อให้เกิดระบบต่าง ๆ ให้มนุษย์ใช้ประโยชน์ เพื่อให้สอดคล้องกับแผนยุทธศาสตร์ชาติตามพระราชบัญญัติการพัฒนาดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม พ.ศ. 2560 หอจดหมายเหตุหรือหน่วยงานที่ดำเนินการด้านจดหมายเหตุ ควรมีการพัฒนาเอกสารในรูปกระดาษหรือแอนะล็อกไปสู่รูปแบบจดหมายเหตุดิจิทัล เพื่อเพิ่มความสะดวก รวดเร็วในการเข้าถึงข้อมูลและนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ร่วมกันในรูปแบบที่เหมาะสมกับยุคสมัย

หอจดหมายเหตุหรือหน่วยงานที่ดำเนินการด้านจดหมายเหตุมีบทบาทและหน้าที่ในการเก็บรักษาเอกสาร ข้อมูลอันทรงคุณค่าต่อองค์กรและต่อมนุษยชนให้คงอยู่อย่างยั่งยืนถาวรตลอดไปและสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ ไม่มีข้อจำกัดเรื่องเวลาและสถานที่ โดยเอกสารเหล่านั้นยังคงมีคุณลักษณะสำคัญ คือ มีความแท้จริง มีความน่าเชื่อถือ มีความเป็นเอกภาพและสามารถนำกลับมาใช้ได้ พันธกิจหลักที่สำคัญของหอจดหมายเหตุหรือหน่วยงานที่ดำเนินการด้านจดหมายเหตุที่เคยปฏิบัติมาแต่เดิมคือ การรวบรวม จัดเก็บและดูแลรักษาเอกสารจดหมายเหตุดั้งเดิมที่เป็นแอนะล็อก เช่น แฟ้มเอกสาร สิ่งพิมพ์ แผนที่ แผนผัง ภาพวาด สื่อบันทึกเสียง วิดีทัศน์ ภาพถ่าย สิ่งของตัวอย่าง เป็นต้น แต่ความท้าทายที่หอจดหมายเหตุหรือหน่วยงานที่ดำเนินการด้านจดหมายเหตุต้องเผชิญในยุคดิจิทัล คือ การจัดการเอกสารจดหมายเหตุ ที่เกิดจากการแปลงรูปแบบข้อมูล (digitization) จากเอกสารจดหมายเหตุที่เป็นแอนะล็อก ให้เป็นเอกสารจดหมายเหตุอิเล็กทรอนิกส์ (electronic archives) และการจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล (digital archives) ที่เป็นเอกสารดิจิทัลตั้งแต่เกิด (born-digital)

จดหมายเหตุดิจิทัล คือ รูปแบบใหม่ของเอกสารจดหมายเหตุที่สร้างขึ้น รวบรวมไว้ บันทึกและค้นหาข้อมูลโดยใช้เครื่องมือ อุปกรณ์และเทคโนโลยีที่ทันสมัย อาทิ คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต กล้องถ่ายภาพ และโปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือสื่อออนไลน์มาใช้ในการสื่อสาร การปฏิบัติงานและการทำงานร่วมกัน ข้อมูลที่จัดเก็บจะอยู่ในรูปไฟล์เอกสารซึ่งมีหลากหลายชนิด เช่น ตัวอักษร ภาพ เสียง และสื่อมัลติมีเดีย เป็นต้น โดยใช้ฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมในการจัดเก็บและบริหารจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เทคนิค วิธีการจัดการและดำเนินงานเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลไม่สามารถใช้เทคนิคและวิธีการที่เคยใช้ในการดำเนินงานเอกสารจดหมายเหตุแบบเดิมได้ เนื่องจากเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลมีคุณลักษณะเฉพาะหลายอย่างที่แตกต่างจากเอกสารแอนะล็อก อีกทั้งความยั่งยืนของเอกสารขึ้นอยู่กับฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงรวดเร็ว ปัจจุบันยังไม่มีหลักการและทฤษฎีการจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลที่รับรองจากวงการวิชาชีพ เพียงแต่หอจดหมายเหตุหลายแห่งได้พัฒนาแนวทางปฏิบัติและวิธีปฏิบัติเพื่อบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล โดยหอจดหมายเหตุแห่งชาติในหลายประเทศ ได้ศึกษาวิจัยและนำเสนอต้นแบบแนวทางการบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลเพื่อการสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลให้อยู่อย่างยั่งยืนและเข้าถึงได้

จากแนวทางการบริหารเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลดังกล่าว หอจดหมายเหตุหรือหน่วยงานที่ดำเนินการด้านจดหมายเหตุและผู้ที่เกี่ยวข้องทุกภาคส่วนจะต้องศึกษา กำหนดแนวปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลให้เป็นรูปธรรม เพื่อให้เอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลมีมาตรฐาน สามารถพัฒนาและขับเคลื่อนกระบวนการดำเนินงานด้านจดหมายเหตุ เพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการ ตลอดจนแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต เช่น เอกสารดิจิทัลสูญหายเนื่องจากเทคโนโลยีล้าสมัย ปริมาณข้อมูลเอกสารเพิ่มขึ้นมหาศาล ไม่มีวิธีการประเมินคุณค่าข้อมูลเอกสาร การตรวจสอบและพิจารณาความเหมาะสมของเนื้อหาข้อมูลก่อนนำไปเผยแพร่ผ่านสื่อสังคมออนไลน์ ทั้งนี้ เพื่อป้องกันการเกิดผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นกับผู้ปฏิบัติงานและผู้รับบริการจดหมายเหตุดิจิทัล ซึ่งรูปแบบและแนวทางการบริหารจัดการข้อมูลเอกสารจดหมายเหตุในยุคดิจิทัลนี้ ล้วนเป็นงานท้าทายของหน่วยงานจดหมายเหตุ

สำหรับหอจดหมายเหตุของรัฐสภา ได้มีการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้ในการแปลงเอกสารให้เป็นไฟล์ดิจิทัล ทั้งเอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์อักษรและโสตทัศนจดหมายเหตุ เช่น การพิจารณาร่างพระราชบัญญัติต่าง ๆ ของคณะกรรมาธิการ ภาพถ่าย และวิดีโอเทปบันทึกการประชุมของสภาผู้แทนราษฎร เป็นการพัฒนางานด้านจดหมายเหตุ เพื่อเพิ่มความสะดวก รวดเร็วในการเข้าถึงข้อมูลและ เพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการมากขึ้น นอกจากนี้ ยังเป็นการสงวนรักษาเอกสารต้นฉบับที่มีคุณค่าไม่ให้ถูกทำลายในระหว่างการหยิบจับเอกสาร ส่งผลให้เกิดประโยชน์ต่อการบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลในอนาคต

ภาพปก